6 Gründe, Telefonate zu protokollieren – und wie es nebenbei gelingt

Telefonate gehören zum Praxisalltag – und oft werden dort wichtige Punkte geklärt: Kostenrahmen, Risiken, Behandlungs­optionen, Dosierungen, Termine. Damit diese Absprachen nicht im Gedächtnis verschwinden, lässt sich die Dokumentation schlank lösen: Während des Anrufs nur die eigene Seite mitschreiben lassen (Audioaufnahme am Rechner), die automatische Zusammenfassung kurz prüfen – fertig für die Akte.

Warum sollte ich überhaupt dokumentieren?

1. Beleg statt Erinnerung: Zeitnahe, datierte Notizen zeigen wann, mit wem und was besprochen wurde – belastbarer als spätere Rekonstruktionen.

2. Nachweis der Aufklärung: Risiken, Alternativen, Kostenrahmen, Dosierungen und Termine sind nachvollziehbar festgehalten.

3. Standard of Care sichtbar: Empfehlungen/„Red Flags“ (z. B. Wiedervorstellung bei Verschlechterung) belegen fachgerechte Beratung.

4. Klare Absprachen: Wer macht was bis wann – weniger Missverständnisse im Nachhinein.

5. Besseres Beschwerdemanagement: Mit Zeitstempel und Kerninhalten lässt sich strukturiert antworten.

6. Team- und Dienstübergaben: Vermeidet Doppelberatung und hält Kommunikation konsistent.

Weshalb KI-gestützte Telefonnotizen einen Unterschied machen

• Zeitgewinn: Notizen entstehen parallel zum Gespräch; im Anschluss nur gezielt ergänzen.

• Nachvollziehbarkeit: Absprachen (Kosten, Risiken, Dosierung, Termine) sind datumsgenau festgehalten.

• Mehr Informationsgehalt: mit automatisierter Erfassung werden normalerweise mehr Informationen festgehalten als beim manuellen Eintrag in die Akte.

• Bessere Übergaben: Im Team ist sofort sichtbar, was bereits erklärt oder vereinbart wurde.

• Konsistenz: Telefonverläufe landen immer im gleichen Format – Informationen sind später schnell auffindbar.

Typische Anwendungsfälle

• Kosten- und Optionsgespräche vor Diagnostik/Therapie

• Risiko- und Nebenwirkungsaufklärung

• Dosierungs- oder Planänderungen, Rückrufabsprachen

• Telefontriage und Heim-Monitoring-Anweisungen (Fütterung, Bewegung, Wundpflege)

• Stations-Updates: „Wie ist der aktuelle Status?“ / tägliche Kurzberichte

• OP-Kommunikation: kurzer Verlauf nach der OP oder Rücksprache während der OP, wenn Entscheidungen anstehen

Gesprächsnotiz mit einem Klick: wie man Telefonate ohne Mehraufwand dokumentiert

1. Während des Anrufs die Aufnahme am Computer aufzeichnen - es wird nur die eigene Stimme aufgezeichnet und transkribiert; keine Aufnahme der Tierhalter*innen (Datenschutz!)

2. Vorlage „Zusammenfassung – Telefongespräch“ auswählen.

3. Direkt im Anschluss kurz sichten, ergänzen und in die Akte übernehmen - damit sind Absprachen immer perfekt dokumentiert!