Mehr rausholen aus KI-gestützter Dokumentation: 7 schnelle Tipps für bessere Befunde

Nach dem Einstieg mit ReportAssistant geht es ans Feintuning. Kleine Änderungen im Ablauf machen einen spürbaren Unterschied und verbessern die Ergebnisse - für mehr Konsistenz und weniger Nacharbeiten.

1) Gute Tonqualität ist die halbe Miete

Die Transkription steht und fällt mit dem Mikro. Das Aufnahmegerät sollte so positioniert sein, dass Behandler*innen (Tierärzt*innen) und Tierhalter*innen gut erfasst werden. Wenn eine der Personen eine zu große Distanz (je nach Mikrofon 2-3m) zum Mikrofon hat, wird unter Umständen die Audioaufnahme und damit die Qualität der Transkription beeinträchtigt.

2) Hall und Störquellen reduzieren

Raumgröße, Hall und Nebengeräusche beeinflussen ebenfalls die Tonqualität. Türen schließen und laute Geräte wie Lüfter oder Ultraschallreiniger kurz pausieren – oft reichen diese kleinen Eingriffe, um das Signal deutlich zu verbessern und damit vollständigere Notizen zu erstellen.

3) „Transkript anzeigen“ als Schnellcheck nutzen

Sobald die Audiodatei hochgeladen ist, erscheint unter der Datei „Transkript anzeigen“. Hier können Sie mit einem Klick überprüfen, wie gut das Gesprochene erkannt wurde. Denken Sie daran - das Transkript entspricht noch nicht dem fertigen Dokument, aber sollte alle relevanten Informationen enthalten.

4) Schwierige Raumakustik? Externes Mikro kann helfen

Falls die Tonqualität Schwierigkeiten macht (z.B. weil der Raum sehr groß, der Abstand zum Mikrofon weit ist oder das eingebaute Mikrofon keine ausreichende Qualität hat), kann ein externes Konferenzmikrofon helfen. In der Praxis hat sich dieses Modell bewährt. Andere vergleichbare Modelle funktionieren aber ebenso gut.

5) Vage Aussagen möglichst vermeiden: 

Denken Sie daran, dass die KI nicht sehen kann, was Sie gerade tun, sondern ausschließlich das Gesprochene verarbeitet. Formulierungen wie "sieht alles super aus“ oder "hier ist es gerötet“ sind unklar. Am besten konkret formulieren, z. B.: „Keine Schmerzreaktion bei Palpation der Lendenwirbelsäule“ oder "Zwischenzehenspalt gerötet".

6) Korrekte Fachtermini nutzen

Auch bei der Beschreibung von pathologischen Befunden sollten Sie darauf achten, z.B. statt „leicht“ oder „etwas“ die genaue Lokalisation, Grad und Ausdehnung zu benennen. So stellen Sie sicher, dass die Angaben auch für andere Personen nachvollziehbar sind.

7) Einheiten benennen

Zahlen ohne Einheit können mehrdeutig sein. Für Labor- und Befundangaben deshalb stets Größe und Einheit nennen (mg/dL, µmol/L) oder die Einheit entsprechend in der Vorlage festlegen.

Mit diesen sieben Tipps erzielen Sie schnell klarere, belastbare Befunde – und sparen spürbar Zeit bei der Nacharbeit!